Obrigações Acessórias CBS/IBS em 2026: Onde e Como Informar

Imagine 2026 chegando. Seu cliente, um empresário do Simples Nacional, pergunta: "Preciso pagar IBS e CBS no ano que vem?". A resposta é: provavelmente não, mas há um 'porém' crucial. 2026 é o ano de transição e teste do novo sistema. O pagamento do tributo pode ser dispensado, mas isso está diretamente atrelado ao cumprimento integral e correto de uma série de novas obrigações acessórias. Se errar na declaração, o benefício some e a cobrança vem.

Este artigo vai descomplicar esse cenário. Você vai entender: 1) O conceito de "obrigação acessória" no contexto da reforma; 2) Onde e como essas informações devem ser prestadas (NF-e, Portal do Simples, sistemas específicos); e 3) A estratégia prática para garantir que seus clientes usufruam da dispensa do recolhimento em 2026.

2026: O Ano do "Pagamento por Adesão" (Dispensa Condicionada)

A partir de 2026, sua empresa estará dispensada de recolher o IBS e a CBS, mas isso depende de um fator crucial: o cumprimento das obrigações acessórias. O Art. 348, § 1º, da LC 214/2025 é claro: o recolhimento dos tributos em 2026 fica dispensado para quem cumprir as obrigações acessórias previstas. Isso significa que, mesmo com alíquotas baixas (0,1% para IBS e 0,9% para CBS), a atenção deve estar voltada para a prestação de informações.

O não cumprimento pode resultar na perda do benefício e na exigência do pagamento integral. Portanto, a conclusão prática é direta: em 2026, a prioridade operacional muda do pagamento para a informação. Sua equipe contábil e fiscal deve estar preparada para cumprir as novas obrigações no Portal Nacional da NF-e e em outros sistemas definidos pelo Comitê Gestor, como os eventos listados na NT 2025.002. A dispensa do recolhimento é conquistada com compliance digital.

O conceito central é o do "benefício por adesão" ao novo sistema digital de fiscalização. A dispensa não é um presente, mas um incentivo para que todos os contribuintes comecem a operar o novo modelo de apuração desde o primeiro dia. As informações que você declarar em 2026 – mesmo com alíquotas simbólicas – vão alimentar e calibrar os sistemas do Comitê Gestor do IBS (CGIBS) e da Receita Federal do Brasil (RFB) para o início efetivo do recolhimento a partir de 2027.

Pense em 2026 como um "teste em produção". O sistema precisa aprender com dados reais, e sua empresa precisa aprender a operá-lo. A falha nesse aprendizado inicial pode significar prejuízos e complexidades maiores no futuro.

O Mapa das Obrigações: Onde Cada Informação Será Declarada

Agora que entendemos o "porquê", vamos ao "onde". A estrutura para cumprir as obrigações acessórias será centralizada e uniforme em todo o território nacional, mas não significa um único local. O canal de entrega varia conforme a natureza da informação e o regime tributário do contribuinte.

A regra geral é que Estados e Municípios não poderão criar obrigações acessórias adicionais e unilaterais além das estipuladas nacionalmente e atendidas por meio de portal único (Art. 64 da Resolução CGSN 140/2018). O objetivo é simplificar e unificar a prestação de informações, reduzindo a burocracia para o contribuinte.

Veja o guia prático abaixo para saber onde cada tipo de informação deve ser declarada:

Vamos detalhar os três principais cenários:

1. NF-e como veículo de eventos: A Nota Técnica 2025.002 vai além da emissão do documento. Ela introduz eventos específicos que são, em si, obrigações acessórias. Por exemplo, o evento "Informação de efetivo pagamento" (código 112110) deve ser comunicado para que o destinatário da operação possa utilizar o crédito presumido do IBS. Outro exemplo é o "Perecimento durante o transporte" (código 112130). Esses eventos não são a nota fiscal, mas comunicações posteriores obrigatórias que alteram a situação tributária da operação original.

2. A regra de ouro do Simples Nacional: Para os optantes pelo Simples, a previsão é de segurança jurídica. O Art. 64 da Resolução CGSN 140/2018 estabelece o princípio da "uma porta só". Isso significa que Estados e Municípios não podem criar exigências paralelas de obrigações acessórias para tributos do Simples. Tudo será criado por resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) e disponibilizado em um único local: o Portal do Simples Nacional. Fique atento aos comunicados oficiais nesse portal.

3. Regimes específicos têm regras próprias: Setores com lógica operacional distinta, como serviços financeiros, terão um tratamento especial. A LC 214/2025 prevê que as obrigações acessórias para esses setores serão uniformes em todo o país e poderão ter periodicidade e formato diferentes das regras gerais (Art. 305). No caso dos serviços financeiros, por exemplo, as administradoras de mercados organizados (como bolsas de valores) terão a obrigação de informar sobre os adquirentes de serviços e os valores pagos (Art. 222). O local e a forma exata dessa prestação serão detalhados em regulamento do CGIBS.

O Split Payment na Prática: A Maior Mudança Operacional

Dentre todas as novidades, o split payment (ou recolhimento direto) representa a mudança operacional mais profunda para a maioria das empresas que realizam vendas ao consumidor final com cartão. É crucial entender: o split payment é uma obrigação acessória do Prestador de Serviço de Pagamento (PSP) – a instituição da maquininha, do gateway de pagamento ou do banco adquirente (Art. 32, LC 214/2025).

A obrigação do seu cliente, o fornecedor, é fornecer os dados tributários corretos. O descumprimento pelo PSP, no entanto, impacta diretamente o fluxo de caixa da empresa. Veja como funcionará na prática:

flowchart TD
    A[Cliente final paga<br>com cartão na maquininha] --> B[PSP recebe dados da venda<br>valor, tributos via NF-e/link]
    B --> C[PSP consulta sistema central<br>CGIBS/RFB para ver saldo de<br>tributos do fornecedor]
    C --> D{Saldo de IBS/CBS a pagar?}
    D -- Sim --> E[PSP segrega e recolhe<br>APENAS o valor líquido devido]
    D -- Não --> F[PSP repassa valor integral]
    E --> F
    F --> G[Fornecedor recebe o<br>valor líquido restante]

O ponto mais sensível desse fluxo é a consulta ao sistema central (passo 3). Antes de repassar o dinheiro ao fornecedor, o PSP é obrigado a consultar uma base nacional para saber exatamente quanto de IBS e CBS deve reter daquela operação. Esse sistema cruzará automaticamente:
* O débito gerado pela nota fiscal da venda;
* Os créditos que o fornecedor tem direito (por exemplo, de compras anteriores);
* Os pagamentos de tributos já realizados pelo fornecedor em outras operações.

O resultado líquido dessa conta é o valor que o PSP deve recolher diretamente aos cofres públicos. O restante é repassado ao fornecedor.

Impacto direto para o seu cliente (fornecedor):
* NF-e precisa ser impecável: Qualquer erro na emissão da nota fiscal (CNPJ, valor, CFOP, cálculo dos tributos) pode gerar uma consulta negativa no sistema, fazendo com que o PSP retenha um valor maior do que o devido ou até mesmo trave o repasse. Recuperar esse dinheiro a maior significará um processo de restituição.
* Gestão de créditos é vital: A capacidade de utilizar créditos do IBS para compensar os débitos das vendas afetará diretamente o valor que será retido pelo PSP. Uma boa gestão creditícia se traduz em mais liquidez.
* Contratos com PSPs devem ser revisados: É essencial revisar os contratos com as operadoras de cartão e adquirentes para entender como eles implementarão o procedimento, prazos de repasse e mecanismos de contestação em caso de recolhimento incorreto.

Checklist do Contador: Preparando os Clientes para Janeiro/2026

A preparação para 2026 não pode esperar. Ela é técnica (sistemas) e processual (fluxos internos). A mudança não é só de tributo, mas de modelo de apuração e controle. Sua atuação como contador se expande para a gestão de prazos e compliance digital. Lembre-se: em 2026, a multa pode ser extinta se a correção for feita em até 60 dias após intimação, mas isso requer um processo ágil de resposta.

Use o checklist abaixo como um plano de ação para ser executado ainda em 2025: